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重庆邮电学院教职工报账规程


重庆邮电学院教职工报账规程

为进一步加强财务管理,规范财务报销及结算手续,方便广大教职工办理报销业务,提高工作效率,根据国家有关规定和学校实际情况,制定本规程。

一、报账原始凭证的基本要求

(一)原始凭证的种类

1、外来原始凭证:主要是指盖有税务机关监制章的发票或盖有财政部门票据专用章的收据。

(1)从行政机关、事业单位或其它非营利性组织取得的收款收据,必须带有财政部门收据监制章,方为合法有效。

(2)从企业或其它营利性组织取得的发票,必须有税务部门监制章,方为合法有效。

2、自制原始凭证:重庆邮电学院借款单、重庆邮电学院出差旅费报销单、重庆邮电学院个人劳务发放单、重庆邮电学院内部结算单重邮内部结算单等。

(二)原始凭证的要求

1、原始凭证应具备的基本要素

凭证的名称;填制凭证的日期;填制凭证单位名称;填制人姓名;经办人员的签名或者盖章;接受凭证单位名称;经济业务内容、数量、单价和金额等。从外单位取得的原始凭证(含定额发票),必须要有填制单位加盖的财务专用章和发票专用章。

2、原始凭证的基本要素必须完整。发现原始凭证有错误,不能涂改、挖补,应由开出单位重开或者更正,更正处应加盖开出单位的公章(大、小写金额错误必须重开)。

3、填写自制原始凭证应用蓝、黑墨水填写,并做到字迹工整、清晰、金额数字符合要求。

4、支付款项必须要有收款单位或收款人的收款收据。

5、各类批件及合同必须用原件报帐。

6、批量购置办公、材料等用品的,必须在发票上写明项目、数量、单价、金额;品种较多,不能写明的必须附有加盖财务专用章或发票专用章的清单。

7、根据票据法有关规定,外单位自制的内部收据及通过不合法途径购买的三联单一律不作报销凭证。

8、从外单位取得的原始凭证如遗失,应当取得原开出发票单位盖有公章的证明,并注明原始凭证的号码、金额和内容等,由财务处负责人和学院分管财务领导批准后,方能办理报销。

9、原始票据的粘贴:各类报销的原始票、证、单据等,均用与费用报销单同样大小的纸张分类粘贴整齐(排列成鱼鳞状),请勿超出粘贴纸张范围。

二、报账的要求

(一)办理借款要求

1、学校各类资金借支的款项,只能用于教学、科研、行政、后勤等各项公用性开支和个人因公出差旅费的借支,不得用于私人用途的借支。

2、借支的款项原则上一事一单,一事一清,不得一借多用,应按借款用途专款专用,不得挪作他用,或长期占用。

3、借支各项资金,借款人必须填写财务部门统一印制的“重庆邮电学院借款单”。借款单必须有借款单位领导签批并加盖单位公章经学院财务部门审核后借支。

4、借款办理的形式:现金、市内转帐、信汇、电汇、汇票。通过银行转帐需填写收款单位名称、地址、开户银行及帐号。

5、各单位各级领导对本单位资金来源和资金项目、数额及支出数要作到心中有数,统筹安排。不得签批无资金来源或超预算的款项。

6、各单位和个人的借款、汇款(包括购买设备物资、图书资料、差旅等),借款人(经办人)应及时清理,早日报销结帐,单位领导要检查、督促。具体要求为:

(1)差旅费:返校后十五日内报销。

(2)市内购物(不含设备),应在借款之日十五日内报销(含入库、验收、资产手续)。

(3)市外购物:大宗设备根据购货合同借(付)款,货到校验收合格后按合同时限报销,其他一般物资,到校验收后十五日内报销。

(4)当年借出的款项,当年完清财务手续。原则上不得超过次年元月20日,超过20日不再报销上年发票。

对上述各项借款,严格执行前帐不清、后款不借的原则,对不按或超过报销规定期限无特殊理由的,财务处有权在经办人工资中扣除。

7、财务部门应严格执行财务制度,对不符合规定的借款和报销,财会人员有权拒绝执行,并向相关领导报告。

(二)办理市内外差旅费报销时,出差人员须按差旅费报销规定(见附件),填写“重庆邮电学院出差旅费报销单”,分栏填写各项费用经派出单位负责人签字并加盖单位公章。对参加会议报账时,应持有会议通知书。

(三)办理个人劳酬(包括教职工奖酬、劳务、节假日加班补贴、遗属生活费以及临时工劳酬等)支取时,完整填写“重庆邮电学院个人劳务发放单”,原则上由本人签字,不准代签字,否则所引发的一切后果由代签人负责。

为了加强现金支付业务的管理,保证资金安全,职工工资、津贴(劳酬)及学生奖学金、困难补助等,原则上不支付现金,由财务处直接转入本人银行卡。

(四)办理各院内单位各项经费的转帐,应填写“重庆邮电学院内部结算单”,填写一式两份,一联作为付款单位的支款单,一联作为收款单位的依据。

(五)凡涉及固定资产业务的,须按《重庆邮电学院固定资产管理办法》(邮院[2004]156号)、《重庆邮电学院仪器设备管理办法》(邮院[2005]99号)、《重庆邮电学院大宗物资设备采购管理暂行办法》(重邮院[2001]336号)以及《重庆邮电学院财务收支审计实施办法(试行)》(邮院[2004]270号)、《重庆邮电学院基建修缮审计实施办法(试行)》(邮院[2004]271号)的规定,办理有关手续,涉及集中招标采购的,须附合同原件。

(六)办理出国经费(包括科研出国经费)报销时,除按市内外差旅费报销的要求办理外,须经对外合作交流处负责人签字并加盖单位公章。

(七)办理购买实物的单据报销时(采购物品或设备超过1000元的,不能支付现金),须有经办人、验收人、经费负责人等3人以上签字;费用支付的单据,须有经办人、经费负责人等2人以上签字。经费负责人及经办人应对经济活动的真实性、完整性负责。

(八)报账审批要求

财务开支根据“谁主管、谁负责,谁审批、谁负责,一支笔审批”的原则,按下列权限审批:

1、学院年度事业经费预算,由学院财经委员会审批。

2、学院下达各二级单位预算经费指标,由各二级单位分管财务的领导审批。若单位多人分管和审批的,单位必须以书面函达院财务处备案。

3、二级单位仅一名领导,该领导本人发生的借款和报销,由分管院领导审批。经费开支在本单位经费中支出。

4、属学院负责的对外业务交往、招待费的开支,由分管院领导审批。其他单位自有资金支付的业务交往费、招待费,由本单位领导签批加盖单位公章,在本单位自有资金中列支。

5、根据学院文件规定支付的津贴、补贴、奖酬金、加夜班费、临工工资等,由人事处审批后送财务处在相关经费内支付。各单位自有资金支付的奖酬金、劳务酬金等支出,由单位领导签批加盖单位公章,送人事处核转财务处,在各单位相关经费中列支。

(九)凡签订经济合同,必须按《重庆邮电学院经济合同法管理试行办法》(邮院[2004]203号)执行。

(注:报账所需填写的单据请到财务处网站下载;财务处每周一下午政治业务学习不对外办公。)